Bénévoles

Rimouski, 13 septembre 2018

 

Aux bénévoles

 

Objet : Inscription des bénévoles au Salon du livre 2018

 

Madame, Monsieur,

Aujourd’hui, avec le recrutement des bénévoles, s’amorce une étape importante de cette belle aventure, l’édition 2018 du Salon du livre de Rimouski.

 

Nous vous invitons à faire partie de cette grande équipe qui offrira à nouveau une fête du livre à toute la population de la région. Ceux et celles qui y ont déjà participé savent à quel point ce bénévolat offre des moments riches en rencontres d’écrivains, de lecteurs, d’exposants, de bénévoles, etc.

 

Pour faciliter votre participation, vous trouverez avec le formulaire une description de tâches ainsi que les exigences qui s’y rattachent. Vous devez idéalement indiquer trois choix correspondant à vos préférences. Nous ne pouvons vous promettre de satisfaire vos choix, cependant, une réponse rapide pourrait vous favoriser. Nous vous contacterons pour confirmer vos choix d’horaire vers la mi-octobre.

 

Afin de bien vous servir, nous vous offrons l’une ou l’autre des méthodes suivantes :

1) le formulaire électronique accessible en cliquant:    Formulaire d’inscription Bénévoles 2018   ou ;

2) un formulaire papier envoyé par la poste et que vous retournez à C.P. 353 / Rimouski (Qc) G5L 7C3.

 

Veuillez remplir un seul formulaire selon la méthode de votre choix d’ici la date limite du mercredi 3 octobre 2018. Pour tous ceux qui choisiront la méthode électronique, vous recevrez un accusé de réception indiquant vos réponses immédiatement après avoir rempli votre formulaire.

 

IMPORTANT

Nous vous invitons à prendre connaissance du code d’éthique en cliquant sur ce lien : Code d’éthique .

 

Au plaisir de vous rencontrer lors de cette édition 2018 du Salon du livre de Rimouski.

 

Martine Pallascio

Responsable du comité Bénévoles

(travail)      418 723-1986   p. 1148

(cellulaire)  438 494-6684

 

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DESCRIPTION ET EXIGENCES RELATIVES AUX TÂCHES ATTRIBUÉES AUX BÉNÉVOLES

 

Les principales exigences pour la majorité des tâches à accomplir comme bénévole au Salon du livre sont :

– avoir de l’entregent, être honnête, courtois, débrouillard, ponctuel, et aimer travailler en équipe ;

– être âgé d’au moins 15 ans ;

– être disponible pour une ou des périodes d’environ 4 heures.

Certaines fonctions demandent des exigences particulières, celles-ci sont précisées à la suite de la description des tâches à effectuer.

Après avoir lu la description des postes disponibles, vous pourrez remplir le « FORMULAIRE D’INSCRIPTION DES BÉNÉVOLES 2018» en y indiquant clairement vos choix et disponibilités.

 

AVANT LE SALON

 

Soutien administratif. Aider à la préparation d’envois postaux ; monter les dossiers à l’intention des exposants et des auteurs ; préparer les cocardes et, au besoin, accomplir d’autres tâches cléricales. Deux jours avant le début de la tenue du Salon du livre, selon un horaire établi, être présent à la centrale administrative à l’Hôtel Rimouski pour assister l’agent de bureau. Au besoin, répondre au téléphone, faire des photocopies et accomplir d’autres tâches cléricales.

 

AVANT, PENDANT ET APRÈS LE SALON

 

Soin des lieux. Présence sur les lieux du Salon du livre, pour replacer, enlever et disposer le matériel en vue d’assurer la sécurité et la propreté des lieux.

Exigences. Connaissance des règles élémentaires de sécurité, sens de l’observation et souci de l’ordre.

 

PENDANT LE SALON

 

BILLETTERIE ET VESTIAIRE

 

Billetterie. Vendre des billets d’entrée, remettre la monnaie, contrôler les laissez-passer, appliquer la politique des coûts d’entrée pour toutes les catégories de visiteurs.

 Exigences : connaissance du fonctionnement d’une caisse électronique, capacité de contrôler le stress causé par les périodes d’achalandage.

 

Vestiaire. Accueillir les visiteurs, prendre leurs vêtements et remettre un coupon. Au départ des visiteurs, redonner les vêtements. À la fin de la période de travail, ou sur demande, remettre les pourboires à la responsable du comité Bénévoles.

 

 AUTEURS

 

Accueil et accréditation. Accueillir les auteurs, les exposants et les médias, leur remettre les pochettes identifiées à leur nom, les sensibiliser au contenu, répondre à leurs questions et les guider si nécessaire. Répondre aux questions des visiteurs.

Exigences : deux ans d’expérience comme bénévole au Salon du livre, connaissance de l’organisation et des services disponibles au Salon, connaissance de la ville de Rimouski.

 

Transport. Reconduire les auteurs et autres invités lors des arrivées et départs, soit à l’aéroport ou au terminus d’autobus ainsi qu’aux endroits prévus pour les activités où leur présence est requise.

Exigences : permis de conduire, connaissance de la ville de Rimouski. Les services du bénévole pourraient être requis avant la tenue du Salon du livre.

 

ANIMATION

 

Régie de scène. Assister l’équipe d’animation dans les déplacements du matériel (chaises, tables, verres, pots à eau, etc.) lors des changements scéniques à la mezzanine Hydro-Québec, aux autres scènes ou aux activités « Hors les murs », selon les besoins.

Exigence : capacité physique à transporter des objets et des meubles.

 

COMMUNICATIONS

 

Stand d’info. Répondre aux diverses demandes d’informations sur l’ensemble du Salon du livre : contenu du programme, emplacement des stands, horaire des activités, présence des auteurs, etc.

Exigences : deux ans d’expérience comme bénévole au Salon du livre, connaissance de l’organisation et des services disponibles.

 

SCOLAIRE

 

Accompagnement. Accueillir et diriger les autobus aux espaces de stationnement qui leur sont réservés. Recevoir les enfants et leurs accompagnateurs, les orienter vers les locaux prévus pour leurs ateliers ou pour la visite du Salon du livre. Assurer la surveillance lors des déplacements, accompagner les jeunes lors des départs, si nécessaire.

Exigences : habileté à travailler avec les jeunes, patience et capacité à gérer des situations imprévues.

 

BIENVENUE

 

Salon des bénévoles et des invités. Voir au bien-être des personnes qui viennent se reposer ou se ravitailler. Veiller à ce qu’il y ait toujours du café en quantité suffisante. S’assurer que le local est en ordre et propre.

 

BÉNÉVOLES

 

Soutien administratif. Bénévole attaché à la centrale administrative pour assister l’agentE de bureau. Au besoin, répondre au téléphone, porter des messages, aller chercher du matériel et le porter à des exposants, faire des photocopies ou accomplir d’autres tâches cléricales. Remplacer l’agentE de bureau pendant ses pauses et repas.

 

Remplacement des repas. Remplacer les exposants pendant leur repas ou une pause selon un horaire établi à l’avance. Surveiller le contenu du stand. À moins d’y être autorisée, aucune vente de livres ne sera faite pendant le remplacement.

 

ACCUEIL

 

Entrée et sortie. Accueillir les visiteurs à la porte d’entrée du Salon du livre, recueillir les coupons et les laissez-passer. Remercier les visiteurs à la sortie et utiliser le tampon encreur pour ceux qui souhaitent revenir dans la même journée. S’assurer que les invités, les auteurs et les exposants ont reçu leur cocarde, sinon les diriger vers le comptoir « Accueil/Accréditation » à l’entrée principale.

Exigences : bonne capacité physique puisque le bénévole devra rester debout pour toute la période déterminée (des périodes de pause sont accordées au besoin).

 

Sondage. Selon un questionnaire préétabli, recueillir les réponses et commentaires des visiteurs à leur sortie du Salon du livre, et ce, jusqu’à concurrence de 100 à 125 participants. Diversifier la clientèle afin d’avoir un sondage représentatif (hommes, femmes, jeunes).

Exigences : bonne capacité physique puisque le bénévole devra travailler debout toute la période déterminée. Facilité à entrer en contact avec le public et capacité à réagir adéquatement et poliment aux commentaires négatifs.

 

Support aux exposants. Répondre aux questions des exposants, leur servir de l’eau et les remplacer pour de très courtes périodes s’ils désirent quitter leur stand. Porter une veste de couleur fournie par le Salon du livre afin d’être facilement identifiable. Assurer une présence active durant toute la durée de la période de travail.

Exigence : bonne capacité physique puisque le bénévole devra travailler debout et circuler dans le salon pendant toute sa période de travail.

 

SOLO D’AUTEURS

 

Gestion du stand et vente des livres. Accueillir les auteurs, voir à leur installation pour la séance de dédicace. S’assurer qu’il y ait une quantité suffisante de livres disponibles sur les tablettes. Vendre des livres et voir à l’ensemble du fonctionnement du stand.

Exigence : deux ans d’expérience comme bénévole au Salon du livre.

 

HORS LES MURS

 

Accueil. Accueillir les visiteurs à la porte d’entrée des différents lieux, comptabiliser les entrées et remercier les visiteurs à la sortie.

 

Support à l’animation (au besoin). Apporter le soutien nécessaire à la réalisation de la tenue de l’événement.

 

MODELER LE FUTUR

 

Support à l’animation. Assister l’équipe d’animation dans les déplacements du matériel (chaises, tables, verres, pots à eau, etc.) lors des changements scéniques à la mezzanine Hydro-Québec, aux autres scènes ou aux activités « Hors les murs », selon les besoins.

Exigence : capacité physique à transporter des objets et des meubles.

 

Entrées et sorties. Accueillir les visiteurs à chacune des conférences, recueillir les coupons, les laissez-passer et passeports. Remercier les visiteurs à la sortie.

Exigence : bonne capacité physique puisque le bénévole devra travailler debout et circuler dans le salon pendant toute sa période de travail.