Soin des lieux : présence dans les allées du Petit et Grand Halls d’exposition pour replacer, enlever, disposer le matériel en vue de maintenir la sécurité et la propreté des lieux. Exigences : sens de l’observation, connaissance des règles élémentaires de sécurité, ordre.
Soutien à la préparation : aider à la préparation des envois postaux, monter les dossiers à l’intention des exposants et des auteurs, préparer les cocardes, etc. Exigences : aimer travailler en équipe et effectuer des tâches de bureau.
PENDANT LE SALON : (voir la liste des comités)
Comité 1. Billetterie
Billetterie : vente des billets d’entrée, remise de la monnaie, contrôle des laissez-passer, appliquer la politique des coûts d’entrée pour les diverses catégories de visiteurs. Exigences : connaissance du fonctionnement d’une caisse électronique, capacité de contrôler le stress causé par les périodes d’achalandage, courtoisie.
Comité 2. Auteurs
Accompagnement : repérer les auteurs ou les animateurs pour les conduire aux endroits et heures prévus pour les diverses activités où leur présence est requise. Exigences : ponctualité, politesse.
Accueil/Accréditation : accueillir les auteurs, les exposants et les médias, leur remettre les dossiers d’information, les sensibiliser au contenu, répondre à leurs questions et les diriger selon leurs besoins. Informer les visiteurs et les diriger adéquatement. Exigences : facilité à communiquer, connaissance générale de l’organisation et des services disponibles au Salon et dans la ville de Rimouski. Répondant auteurs : s’assurer de la présence des auteurs pour les animations à l’estrade et les amener aux endroits prévus pour l’attente. Exigences : tact, respect, enthousiasme et ponctualité.
Transport : accueillir ou reconduire les auteurs et autres invités lors des arrivées et des départs, surtout à l’aéroport et au terminus d’autobus. Exigences : permis de conduire, connaissance de la ville, courtoisie.
Comité 3. Hors les Murs et Animation
Accompagnement des auteurs : rencontrer les auteurs au lieu préalablement indiqué, afin de les accompagner aux endroits prévus pour les diverses activités «Hors les Murs» où leur présence est requise. Exigences : ponctualité, politesse, entregent, permis de conduire serait un atout, disponibilité, accepter les moments d’attente sans se sentir inutile.
Régie de scène : assister l’équipe d’animation dans les déplacements du matériel (chaises, tables, verres, pots à eau, etc.) lors des changements scéniques, soit à l’Estrade Hydro-Québec, soit aux activités hors les murs du Salon selon les besoins. Exigences : capacité de transporter des objets et des meubles, efficacité, enthousiasme
Soutien technique : seconder la responsable dans sa tâche, aider au bon déroulement des animations et veiller au bien-être des auteurs. Exigences : politesse, entregent, efficacité, enthousiasme, débrouillardise. .
Comité 5. Communications
Centrale administrative : seconder la responsable à l’administration, répondre au téléphone, faire des photocopies et autres tâches cléricales. Exigences : discrétion, politesse, aisance avec la bureautique.
Stand d’information : en équipe de deux personnes, répondre à toutes les demandes d’informations sur l’ensemble du Salon du livre comme le contenu du programme, l’emplacement des stands, l’horaire des activités, la présence des auteurs, etc. Exigences : connaissance des rouages de l’organisation, des informations à fournir, facilité d’accueil et de communication.
Comité 8. Scolaire
Accompagnement : accueillir et conduire les adultes avec les groupes d’enfants aux endroits prévus. Accorder de l’aide pour le bon déroulement de la visite des jeunes aux activités du Salon. Exigences : entregent, capacité d’accueillir plusieurs enfants, patience.
Comité 9. Bienvenue
Salon des bénévoles et des invités : s’occuper du bien-être des personnes qui viennent se reposer ou se ravitailler, veiller à ce qu’il y ait toujours du café, des jus et que le local soit en ordre et propre. Exigences : écoute, politesse, discrétion et ordonné.
Comité 10. Bénévoles
Coursier : bénévole attaché à la centrale administrative qui se déplace partout sur les lieux du Salon, parfois à l’extérieur afin de porter des messages, aller chercher du matériel, apporter des objets à des exposants ou à la responsable de la centrale, etc. Exigences : fiabilité, efficacité.
Remplacement/repas : les bénévoles remplacent les exposants pour une pause ou un repas selon un horaire établi à l’avance. Ils surveillent le contenu du stand et ne font pas la vente de livres à moins d’y être autorisés. Exigences : fiabilité, souplesse et facilité de communication.
Remplacement/repas : les bénévoles remplacent les exposants pour une pause ou un repas selon un horaire établi à l’avance. Ils surveillent le contenu du stand et ne font pas la vente de livres à moins d’y être autorisés. Exigences : fiabilité, souplesse et facilité de communication.
Comité 11. Accueil
Entrée : accueillir les visiteurs à la porte d’entrée du Salon, recueillir les coupons et les laissez-passer. Exigences : tact, entregent, fermeté courtoise et maintien approprié.
Protocole : accueillir les invités lors de l’ouverture protocolaire et les conduire aux places assignées. Exigences : tact, entregent et fermeté courtoise.
Sondage : selon un questionnaire préétabli, recueillir les réponses et commentaires des visiteurs à leur sortie du Salon du livre et ce à partir de vendredi 13h jusqu’à concurrence de 100 à 125 sondages. Diversifier la clientèle afin d’avoir un sondage équilibré (hommes, femmes, jeunes). Les documents et les crayons sont à la suite 1000 et doivent revenir au même endroit. Exigences : capacité à rester debout un bon moment, politesse, tact, facilité de communication.
Sortie : saluer et remercier les visiteurs, utiliser le tampon encreur pour les visiteurs qui souhaitent revenir dans la même journée. Exigences : entregent, tact et maintien approprié.
Support aux exposants : répondre aux questions des exposants, leur servir de l’eau et les remplacer pour de très courtes périodes s’ils désirent quitter leur stand. Les bénévoles ont à travailler debout et à circuler durant toute la période. Exigences : accepter de porter une veste de couleur, fournie par le Salon, afin d’être repéré facilement et assurer une présence active. Bonne capacité physique, politesse, courtoisie.
Vestiaire : accueillir les visiteurs avec courtoisie, prendre leurs vêtements et leur remettre un coupon, recueillir l’argent des pourboires pour remettre au responsable du comité. Au départ des visiteurs, remettre les vêtements. Exigences : politesse, entregent, honnêteté.
Comité 12. Solo d’auteurs
Vente de livres : accueillir les auteurs, prendre la fiche d’inscription de leurs livres, étaler les livres et faire la gestion des ventes. Lors des séances de signatures, installer les auteurs, voir au respect de l’horaire établi. Prendre note des questions et commentaires et les remettre à la responsable du comité. Exigences : tact, politesse, honnêteté, fermeté et courtoisie.
